Das Thema Zeitmanagement ist schon mit zahlreichen Ratgebern gut bedient, warum braucht es dann noch diesen Blogartikel? Der Mehrwert liegt hier ganz klar in der Einfachheit der dargestellten Strategien. Mit den simplen mentalen Strategien behältst du deine (Lern-)Ziele und die dir zur Verfügung stehende Zeit sicher im Blick und dies auf energieschonende Weise.
In diesem zweiten Teil der Reihe (→Teil I) geht es zum einen um eine Strategie, die dir ermöglicht Teilschritte-/aufgaben hin zu deinem Ziel sicher zu definieren. Zum anderen geht es um eine Vorgehensweise, mit der du deine festgelegten Aufgaben nacheinander erledigen kannst.
Teilaufgaben für ein Ziel bestimmten
Mit dem Pareto-Prinzip im Hinterkopf und der kleinen Entscheidungshilfe an der Hand kannst du dich nun an die genaue Planung deiner Aufgaben machen. Bevor du diese Aufgaben hin zu deinem Ziel erledigen kannst, musst du natürlich erst einmal die einzelnen Aufgaben und damit die einzelnen Schritte bis zu deinem Ziel festlegen. Hierzu gibt es eine sehr gute Möglichkeit, wie du ganz einfach die einzelnen Aufgaben definieren bzw. herausfinden kannst.
1. Ziel formulieren und gedanklich in die Zukunft reisen
Zunächst gilt es das Ziel zu formulieren, dabei solltest du folgende Wohlgeformtheitskriterien zu beachten:
- ausschließlich positive Formulierungen nutzen
- das Ziel sollte eigenständig erreichbar sein
- spezifisch (für einen bestimmten Kontext/Anlass)
- eine Intention, das heißt eine positive Absicht, sollte enthalten sein bzw. erhalten bleiben (falls ein anderes Vorhaben „aufgegeben“ werden soll)
- auf eine realistische Größe des Ziels ist zu achten
Ist das Ziel formuliert, begebe dich gedanklich auf eine Zeitreise. Hierbei kann dir die Fragestellung „Woran wirst du genau wahrnehmen und erkennen, dass dein Ziel sicher erreicht ist und wann wird das genau sein?“, als Richtschnur dienen.
2. Vom (gedanklichen) Punkt in der Zukunft zurückblicken
Wann, wo und wodurch ist erkennbar, dass du das zuvor formulierte Ziel erfolgreich erreicht hast? Diese sinnliche Wahrnehmung solltest und darfst du ruhig genießen und würdigen. Dies hat den Effekt, dass das Gehirn beginnt, Glückshormone auszuschütten, die die Vorfreude (aus Sicht der Gegenwart) auf die Erreichung des Zieles steigert.
Von dem Moment in der Zukunft blickst du nun zurück und erkennst, welche Schritte und damit Teilaufgaben notwendig gewesen sind, um das Ziel erreichen zu können. Neben den konkreten Aufgaben lässt sich aus diesem Blickwinkel auch auf wunderbare Weise die Frage klären, was genau alles noch notwendig gewesen ist (Ressourcen/Fähigkeiten), um das Ziel so sicher und erfolgreich erreicht haben zu können.
3. Gewonnenen Erkenntnisse nutzen
Sind alle Erkenntnisse gewonnen, geht es an die Reise zurück in die Gegenwart. Das gewonnen Wissen reist dabei natürlich mit. In der Gegenwart kannst du nun die genauen Schritte und Aufgaben festlegen. Wichtig ist dabei vor allem, dass du genau festlegst, worin in den (spätestens) nächsten 48 Stunden dein erster Schritt hin zum Ziel besteht.
Die eigene Time-Line für ein effektives Zeitmanagement nutzen
Im Rahmen der Übung zum Erweitern der Gegenwart hast du schon ein wichtiges Prinzip kennengelernt: Wir Menschen besitzen eine räumliche Ordnung von Zeit. Neben dem Punkt oder dem Raum der Gegenwart gibt es auch einen Abschnitt der Vergangenheit und der Zukunft. Dieses räumliche Prinzip ist die Time-Line eines Menschen.
Dabei gibt es verschiedene Typen von Time-Lines, die ihre Vor- und Nachteile haben. An dieser Stelle sollen diese Typen allerdings nicht vertieft werden. Stattdessen soll modellhaft eine optimale Time-Line dargestellt werden, die für die Planung und das Erledigen von Aufgaben besonders günstig ist. Vielleicht magst du einfach einmal ausprobieren, wie genau diese Art der Time-Line auch für dich von Vorteil ist.
Die Modell Time-Line ist parabelförmig, dabei liegt der Punkt der Gegenwart in dir, die Vergangenheit erstreckt sich nach links, deine Zukunft entsprechend nach rechts. Diese Form hat einerseits den Vorteil, auf jeden Fall in der Gegenwart zu sein und andererseits die Vergangenheit und die Zukunft gut im Blick behalten zu können. Diese Vorteile kannst du dir im Rahmen des Zeitmanagements zunutze machen und es erleichtert dir so das strukturierte Arbeiten.
So nutzt du deine Time-Line beim Erledigen von Aufgaben
Zukunft
Auf dem Teil deiner Time-Line, die deine Zukunft repräsentiert, kannst du die einzelnen Aufgaben platzieren. Die Aufgabe, die als Nächstes ansteht, ist dabei natürlich näher an deiner Gegenwart platziert. Auch das Endziel kannst du natürlich auf deiner Time-Line platzieren, um es gut im Blick zu haben. Wenn du mit einer Aufgabe beginnen möchtest, hole dir diese ganz bewusst in den Raum deiner Gegenwart. Beobachte dabei ruhig ganz bewusst, wie die anderen Aufgaben „aufrücken“ und wie du deinem Ziel näher kommst.
Gegenwart
Den Raum deiner Gegenwart solltest du fürs Erledigen von Aufgaben ruhig etwas größer bzw. großzügiger gestalten. Wie du das machst, hast du ja bereits im Rahmen der Übung zur Pausengestaltung gelernt. Beim Arbeiten muss der Raum sicherlich nicht so Große sein wie in der Pause, er sollte dir allerdings ein gutes Gefühl von Gelassenheit bieten, in dem du gerne in Ruhe konzentriert und fokussiert deine Aufgaben erledigen kannst und möchtest. Im Raum selbst sollte sich ausschließlich deine aktuell zu erledigende Aufgabe befinden.
Vergangenheit
Hast du deine Aufgabe erledigt, verschiebe diese – wieder ganz bewusst – in die Vergangenheit. Sei dankbar für die erfolgreiche Erledigung dieser Aufgabe und freue dich, dass du die Aufgabe gemeistert hast. Du kannst auf diese Art und Weise das Belohnungssystem in deinem Gehirn aktivieren – mit Dopamin im Blut arbeitet es sich gleich viel einfacher…
Pause – prüfen – nächste Aufgabe
Bevor du dir eine neue Aufgabe aus der Zukunft holst, solltest du erst einmal eine kleine Zentrierungspause einlegen: Besinne dich in aller Ruhe auf das Hier und Jetzt und genieße einen Moment den Erfolg, den du durch das Erledigen der Aufgabe erzielt hast. Wenn du schon länger gearbeitet oder gelernt hast, solltest du deine Pause ruhig etwas ausdehnen (vgl. oben), bevor du dich dem nächsten Vorhaben widmest.
Nach der Zentrierung prüfe welche Aufgaben als Nächstes anstehen, vielleicht muss die Reihenfolge, die Prioritäten noch einmal neu überdacht werden. Falls notwendig, sortiere deine Aufgaben noch einmal.
Dann kannst du dir auch schon die nächste Aufgabe in die Gegenwart nehmen und im Hier und Jetzt erledigen.
FAZIT
Gutes und effektives Zeitmanagement ist mit der richtigen Herangehensweise eine sichere Sache. Alles, was du brauchst, um deine Ziele erreichen zu können, hast du in dir. Achte bei deinen Planungen auf dein Wohlbefinden, denke das Ziel vom Ende her und mache dir so die nötigen Zwischenschritte bewusst. Sortiere deine Aufgaben von der geplanten Zukunft, in den gelassenen Raum deiner Gegenwart und dankbar und wertschätzend in deine Vergangenheit.
Bei allen deinen Plänen wünsche ich dir viel Erfolg!🍀
Erfahrungen mit oder Fragen zu den vorgestellten Methoden sehr gerne über die Kommentare unter dem Artikel stellen.